L’intégration d’un nouveau collaborateur est une étape clef de son expérience collaborateur. Une grande partie de son engagement et de sa fidélité à venir en dépend. Bersin by Deloitte estimait ainsi en 2014 que 86% des nouveaux collaborateurs prennent la décision de rester ou non dans une entreprise au cours des 6 premiers mois de leur expérience. Chiffre d’autant plus lorsqu’entre 2019 et 2022 les démissions en CDI ont augmenté de 20% et les ruptures anticipées de CDD de 26%.C’est un reflet de l’expérience client : décideriez vous de revenir dans un magasin où l’accueil est distant, la machine à carte bleues cassée, le décors bas de gamme et le client uniquement considéré pour son porte-feuille ? A l’inverse, être accueilli de manière agréable, avec de petites attentions, un paiement sans contact facilité, dans un cadre cosy avec des produits de bonne qualité auront plutôt tendance à vous faire revenir régulièrement dans le magasin. Il en va de même pour votre collaborateur selon la « symétrie des attentions ».

A la manière de cet accueil décrit, l’intégralité des processus de l’entreprise sont sollicités par cette étape : aura-t-il bien tout le matériel nécessaire prêt et à disposition à son arrivée ? qui l’accueil ? comment lui sont présenté les processus ? comment va-t-il découvrir son poste et être formé ? C’est aussi à cet instant qu’il vie la culture de l’entreprise pour la première fois et qu’il en intègre les codes - si ceux-ci lui correspondent.

Pouvoir répondre à ces enjeux nécessite une coordination des RH pour préparer l’ensemble des éléments, des managers pour faciliter son intégration et des nouveaux talents eux-mêmes qui devront aussi faire leurs preuves sur la période tout en cherchant un certain épanouissement. Tout cela peut être très consommateur de temps et d’énergie. C’est là que la technologie, et en particulier l’Intelligence Artificielle prend tout son sens.

1. Automatisez Vos Processus

De plus en plus d’outils vous permettent d’automatiser les tâches les plus chronophages pour préparer au mieux l’arrivée du collaborateur et la personnaliser au maximum. Cela va de la collecte des documents à l’envoi des messages personnalisés la veille avec toutes les informations, la réservation du matériel, la communication au manager; etc.

Un renfort de l’IA permet d’anticiper les actions pour gagner encore en efficacité dans les différents services impactés. La mise en place d’un chatbot peut aussi devenir une interface privilégiée pour les questions du quotidien, tout en faisant bien attention à ne pas trop déshumaniser l’intégration, l’humain étant essentiel pour la création d’un lien entre le talent et l’entreprise.

2. Personnalisez l’Accueil

Votre accueil sera d’autant plus engageant qu’il sera personnalisé. Une bonne analyse des attentes de vos collaborateurs et des habitudes des talents de votre marché pourra vous aider à concevoir une marque employeur et une politique d’intégration et de formation adaptée à chacune de vos cibles prioritaires. Quavitra peut vous aider par exemple à identifier et à prioriser les attentes d’une population sur votre marché afin de vous permettre d’insister sur les points clefs qui susciteront l’engagement de vos nouveaux talents.

3. Accompagnez Vos Managers 

Les managers sont la principale interface entre vos talents et votre entreprise. Le soin qu’ils accorderont à l’accueil de vos collaborateurs et leur accompagnement seront primordiaux pour susciter l’engagement et la fidélité. Mais vos managers sont aussi souvent débordés, ce qui peut grever leur capacité à dégager le temps nécessaire ou à percevoir correctement la satisfaction de leur talent. Là encore, par l’analyse d’un certains nombres de facteurs et l’utilisation d’un moteur de recommandations, l’intelligence peut devenir un vrai atout afin de permettre à vos managers de développer leurs pratiques managériales et d’identifier voir d’anticiper les actions les plus prioritaires à réaliser.

4. Adaptez la Montée en Compétences

Face à une intégration nécessite de nombreuses formations et une forte montée en compétences, chaque collaborateur aura un besoin spécifique et une capacité à avancer qui lui est propre. Développer une capacité « d’adoptive Learning », soit la personnalisation du plan de formation selon les compétences réellement acquises,  vous aidera à dimensionner la formation aux besoins réel de chaque nouveau collaborateur. En concentrant l’effort sur les besoins réels de chacun vous gagnez à la fois en efficacité, en coûts, et en image auprès du talent.

5. Mesurez pour Vous Améliorer 

Bien sur chaque entreprise est elle-même unique et évolutive. Il n’y a pas de recette miracle. Afin de pouvoir vous assurer en continu de la performance de vos processus et de vos pratiques, il est nécessaire de régulièrement mesurer l’impact de vos actions sur la satisfaction et l’engagement de vos collaborateurs, ainsi que sur l’évolution de leurs attentes. Les baromètres réguliers sont une première étape, mais peuvent être sujets à l’auto-censure et à certains biais interne. Une opportunité peut être de développer une capacité à suivre ce qui se dit en interne et sur Internet de votre entreprise puis à les relier à l’évolution d’un ensemble d’indicateurs issus de vos données. Cela vous permettra de suivre l’état des lieux et d’anticiper les évolutions. Par exemple de suivre l’impact de votre intégration sur l’évolution prévisionnelle de votre turnover, ou sur l’amélioration de la durée de présence de vos talents dans votre entreprise. grâce à cette mesure vous pourrez ajuster au fur et à mesure votre politique et vous concentrer sur les actions qui marchent le plus. C’est ici tout le savoir-faire développé par Quavitra au sein de ses algorithmes.

6. Travaillez Votre Culture 

L’intégration se fera d’autant mieux que le nouveau talent sera en adéquation avec la culture de l’entreprise. Mais charge également à l’entreprise de savoir développer une culture en accord avec les attentes des talents qu’elle souhaite recruter et engager, puis de réussir son adoption large en interne. Tous les processus de l’intégration doivent refléter cette culture, de même que l’approche retenue par les managers et les RH qui prendront soin du collaborateur. La culture sera d’autant plus engagement qu’elle sera vécue au quotidien, et non seulement affichée dans les éléments de communication. Analyser les écrits ou internes ou présents sur Internet par des algorithmes de NLP permet de mieux comprendre sa culture, celle des personnes à intégrer, et de mesurer les progressions à réaliser et les suivre sur le long terme. Cet outil est donc un allié précieux pour travailler sa culture et suivre son évolution, ce qui est une arme précieuse pour se différencier lors de l’intégration.

Pour en savoir plus, découvrez nos Webinars et Livres Blancs sur le sujet !

Livre Blanc Hub France IA « L'IA pour les RH : l'accueil et l'intégration » :